Les qualités d’un bon assistant de direction

Être un assistant c’est être quelqu’un sur qui son supérieur peut compter. Il faut avoir plusieurs qualités pour assurer ce rôle très important. Découvrez alors ce qu’il faut savoir pour être un bon assistant de direction.

S’engager à des listes et des planificateurs

Conservez un agenda, un calendrier et une liste de tâches à faire et mettez-les à jour régulièrement. Conservez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre, ou disposez-en de plusieurs pouvant être synchronisés ensemble. Si vous travaillez bien avec un stylo et du papier, conservez un petit agenda ou un petit calendrier dans votre poche ou votre sac à main pour le garder à portée de main. Si possible, conservez un stylo afin de ne jamais avoir à en chercher un. Ayez un bloc-notes désigné pour les listes de tâches à faire à votre bureau et rayez-les au fur et à mesure. Si vous travaillez mieux avec l’organisation numérique, utilisez le système de calendrier et de rappel de votre téléphone pour prendre rendez-vous et recevoir des notifications à ce sujet.

 

Synchronisez vos informations

Assurez-vous de toujours avoir vos notes et autres documents avec vous en synchronisant les calendriers, les listes et les fichiers sur tous vos appareils, ce que presque toutes les applications modernes ont la capacité de faire. Partagez des tâches, des documents et des notes avec d’autres secrétaires, votre patron ou d’autres employés à l’aide d’un logiciel de gestion de projet.

 

Utiliser les codes couleur

Configurez un système de codage couleur pour classer tous vos documents en un coup d’œil. Attribuez une couleur à chaque projet, jour, employé ou toute autre manière de définir votre travail. Utilisez des surligneurs et des onglets ou des étiquettes de couleur pour marquer les fichiers, les bacs et les cahiers afin de localiser facilement les informations appropriées. De nombreuses applications Web et mobiles pour la messagerie, les calendriers et les listes vous permettent également d’attribuer une couleur à chaque élément.

 

Nettoyez votre boîte de réception

Gardez votre boîte de courrier électronique propre et les informations importantes faciles d’accès en classant immédiatement un courrier électronique dans un dossier, en le marquant ou en indiquant qu’il est non lu si vous devez y revenir, en l’écrivant ou en le supprimant si vous êtes sûr de ne plus en avoir besoin. Essayez de créer des dossiers pour chaque année, trimestre ou mois, ou étiquetez-les par projet, employé ou type. https://www.keytoform.com/ offre plus de conseils sur le sujet.