Quelle est la meilleure façon d’organiser son temps avec son agenda ?

Que l’on soit particulier ou professionnel, bien organiser son emploi du temps revient à s’assurer que la journée se passe à merveille. La première erreur à éviter est de penser qu’on a une bonne mémoire et qu’on peut se souvenir de tout. Il faut noter que le stress, la fatigue et le manque de temps ne font pas bon ménage avec la mémoire, et c’est ce que vous allez rencontrer au bureau. L’utilisation d’un agenda est donc de rigueur afin de noter les différents rendez-vous et certaines tâches plus importantes. Il existe actuellement différentes solutions numériques pour optimiser votre emploi du temps quotidien et le logiciel de planning en fait partie. Voici quelques conseils pour mieux vous organiser.

Choisir un agenda professionnel adapté

Il existe deux types d’agenda sur Internet et chacun ne présente pas les mêmes avantages.

Agenda gratuit

Il s’agit d’un logiciel libre que l’on peut télécharger gratuitement sur Internet. Il peut être installé sur un ordinateur, un Smartphone ou une tablette pourvu que la version choisie soit compatible avec son appareil. De par sa gratuité, cet outil n’offre pas toujours toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des ressources d’une entreprise, disons que c’est plutôt un outil à usage personnel. D’autres applications gratuites vous permettent également de noter vos rendez-vous à l’instar d’Outlook (Windows), de Calendrier (Mac) et de Google Calendar en ligne.

Agenda payant

En optant pour un agenda planning payant sous forme d’un abonnement mensuel de quelques euros, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités indispensables à l’optimisation de votre organisation interne. Contrairement aux solutions précédemment citées, le logiciel planning ne requiert aucune installation. Il s’agit d’une sorte d’extension que vous devez simplement intégrer dans le back-office de votre site Internet. Le paramétrage et les modifications se font donc en ligne, peu importe le type de terminal sur lequel vous travaillez : PC, Mac, Smartphone ou tablette.

 

 

6 bonnes raisons d’utiliser un agenda professionnel payant

Si vous souhaitez profiter d’un agenda pratique et fiable qui ne demande aucune maintenance ni mise à niveau, l’utilisation d’un logiciel agenda professionnel vous sera d’une grande aide. Cet outil présente de nombreux avantages, dont voici quelques-uns :

Une prise en main aisée

Après l’intégration de l’agenda planning dans votre site web, il suffit de quelques clics pour noter, supprimer ou modifier votre planning et vos rendez-vous. Aucune connaissance particulière en informatique n’est exigée, car l’outil s’adresse aussi bien aux néophytes qu’aux utilisateurs avisés.

Un agenda accessible 24 h/24 et 7j/7

Une fois le paramétrage effectué, votre planning en ligne sera immédiatement opérationnel et accessible depuis votre site web. Les internautes et vos salariés pourront ainsi le consulter à tout moment et n’importe où via leur ordinateur, téléphone ou tablette.

Une gestion maîtrisée des ressources

Outre l’organisation votre planning, l’outil permet également de gérer vos ressources matérielles en toute simplicité : disponibilité d’une salle de réunion, d’un véhicule de service, etc. Toutes les données sont synchronisées et consultables en temps réel sur un seul écran.

Une prise de rendez-vous par Internet

La fonctionnalité majeure de l’agenda payant est le module de prise de rendez-vous par Internet. Vos relations commerciales (clients, patients, prospects, fournisseurs…) pourront prendre rendez-vous depuis votre planning en ligne sans passer par votre secrétaire, et cela de façon gratuite.

Un rappel des rendez-vous par SMS

Un rendez-vous oublié signifie un manque à gagner, et vous ne souhaitez pas voir votre chiffre d’affaires souffrir à cause d’un rendez-vous non honoré… Là encore, le logiciel agenda trouve toute son utilité, car il dispose d’un module de rappel des rendez-vous par SMS gratuit. Vous pouvez ainsi envoyer automatiquement une notification à vos clients/patients la veille ou quelques heures avant leurs RDV.

Une campagne SMS gratuite

Pour finir, l’agenda professionnel est un excellent outil de communication efficace pour promouvoir votre activité. Il vous permet de mener une campagne de fidélisation client par SMS à travers une base de données mise à votre disposition. Gratuit, ce service est entièrement personnalisable et déjà pris en compte dans votre abonnement mensuel. Il ne vous reste donc plus qu’à trouver le bon prestataire pour tester cette nouvelle solution et optimiser votre organisation de travail.