Les infos-clés pour bien choisir son logiciel de gestion de projet

Tout au long de son existence, l’entreprise est amenée à gérer de nombreux projets. D’ailleurs, sa création, au tout début de l’aventure entrepreneuriale, était déjà un projet. Toutes ces activités nécessitent une gestion planifiée, réfléchie. Une structure est avant tout constituée de plusieurs branches. Ressources humaines, comptabilité, production, marketing et commerce, IT ou autres, l’administration de tous ces secteurs impliquent l’utilisation d’outils dédiés. Aujourd’hui, les éditeurs sont nombreux à proposer des logiciels de gestion de projets. Toutefois, pour mieux choisir ces solutions modernes, quelques infos et astuces sont à prendre en considération.

Quelques critères de choix importants

Si le prix est le premier critère qui attire tout de suite l’attention des utilisateurs dans le choix d’un outil gestion de projet en ligne, de nombreux autres éléments peuvent aider à sélectionner le meilleur logiciel. Le profil ou la taille de la structure est, par exemple, une information importante. Certains outils ont été conçus pour s’adapter aux besoins des PME et TPE alors que d’autres conviennent mieux aux grandes entreprises. Dans le cas d’une société qui emploie quelques employés, les fonctionnalités peuvent se limiter à une gestion des tâches les plus importantes, celle du temps ou autres activités courantes.

Quelles fonctionnalités votre logiciel doit-il absolument avoir ?

La conception d’un logiciel de gestion de projet dépend des compétences et expériences des éditeurs, mais également de la façon dont ils perçoivent les besoins des utilisateurs. Aujourd’hui, de nombreuses fonctionnalités sont proposées. Selon les retours d’expériences des responsables d’entreprises et les conseils des professionnels, cinq d’entre elles sont absolument essentielles. La première concerne la gestion des tâches. À ce niveau, l’outil peut jouer le rôle d’agenda ou de to-do list afin de simplifier l’administration des activités.

La seconde est axée sur le suivi du temps. Sachant que ce dernier est un facteur important pour estimer la productivité des employés et de la structure en général, il est normal qu’une fonctionnalité lui soit dédiée. Ensuite, il y a l’option qui facilite le partage de documents. En plus d’aider les collaborateurs à s’organiser entre eux, cet outil permettra aux professionnels d’échanger des documents avec les différents partenaires (clients, fournisseurs ou autres).

Et bien sûr, on a l’interface conçue pour la facturation. La majorité des logiciels de gestion de projet modernes intègrent ce système. Pour finir, le tableau de bord qui regroupe les différents indicateurs de performance et de suivi constitue une fonctionnalité indispensable quand on veut avoir un aperçu de l’avancement du projet à tout moment.

Opter pour la méthode de gestion adéquate

Le choix de la méthode de gestion aurait dû être l’un des critères de sélection du logiciel. Toutefois, il arrive que les besoins en outil passent avant ceux liés à la technique à utiliser. Qui plus est, actuellement, différentes approches peuvent être adoptées. Les méthodes agiles sont les meilleures du moment si on se base sur les avis des professionnels et les statistiques. La démarche itérative permet aux entreprises d’avancer d’une manière plus empirique dans la gestion des activités.